Un gestionnaire administratif et financier ou une gestionnaire administrative et financière

Au sein du service ressources et coordination de la direction du patrimoine, le ou la gestionnaire administratif et financier assure les missions suivantes :

·        Gestion administrative de la direction du patrimoine

-        Planifier l’agenda et les réunions

-        Réserver les salles et les véhicules

-        Gérer les parapheurs

-        Gérer les commandes de fournitures de bureau pour l’hôtel du Département

-        Gérer le stockage et le rangement des fournitures

-        Assurer le suivi des dossiers

-        Enregistrer le courrier : arrivée et départ

-        Distribuer le courrier en respectant le circuit hiérarchique

-        Saisir les courriers et des documents de formes et contenus divers en lien avec l’activité de la direction dans le respect de la charte graphique

-        Enregistrer ou saisir des données informatiques

-        Assurer le secrétariat de direction

-        Gérer des commandes d’ouvrages de la direction

-        Organiser les réunions, séminaires, sorties de direction

·        Accueil physique et téléphonique

-        Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents publics

-        Recevoir et orienter les demandes

-        Prendre un message et le transmettre au bon interlocuteur

-        Garantir la confidentialité des données

-        Apporter un premier niveau d’information et de traitement de la demande dans le respect du cadre d’intervention ou orienter vers le bon interlocuteur

-        Conseiller les usagers et agents sur les démarches et procédures

·        Coordination de l’information et la communication

-        Concevoir et mettre à jour des documents internes à la direction (organigramme…)

-        Partager les outils (charte qualité…)

-        Recueillir et relayer les informations

-        Assurer la transmission des informations liées à la direction auprès de la direction de la communication (externe) et de la mission communication interne

-        Veille et revue de presse

·        Traitement administratif des dossiers dans son domaine d’activités

-        Réceptionner et analyser les demandes

-        Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence, d’importance ou de priorité

-        Enregistrer ou saisir des données informatiques

-        Vérifier la validité et la fiabilité des informations traitées

-        Rédiger des documents administratifs (courriers…)

-        Préparer les dossiers pour les instances

-        Préparer les réunions (ordre du jour, préparation de la salle, listes d’émargement, relevé de décisions, comptes-rendus, notifications)

-        Rédiger et mettre à jour les procédures administratives

-        Gérer des demandes de reprographies via le logiciel dédié

·        Participation à la gestion des aides au patrimoine

-        Enregistrer les dossiers

-        Vérifier la complétude des dossiers de demandes

-        Préparer les accusés de réception

-        Préparer les lettres de notifications

-        Contrôler les justificatifs

-        Procéder au versement des subventions

-        Gérer des tableaux de suivi

·        Suivi d’activités

-        Etablir et compléter des tableaux de bord

-        Contribuer au recueil des éléments pour le rapport d’activités ou des études ponctuelles

-        Participer au suivi budgétaire de la direction

·        Classement et archivage

-        Trier, classer et archiver des documents

-        Préparer le préarchivage et les bordereaux