Vous êtes issu(e) de la Fonction publique ou vous venez du monde de l'entreprise, rejoignez le Conseil départemental de la Mayenne. Nous saurons vous accueillir quel que soit votre parcours !
Au sein de la direction du Patrimoine et de la Culture, la direction des Archives départementales est avant tout un service support pour l’ensemble des administrations publiques mayennaises (Département, Préfecture, communes, centres hospitaliers et établissements de soin, notaires). Celles-ci bénéficient de conseils en matière de gestion de leur information courante et d’aide dans le recours à leurs documents déjà versés.
Les Archives sont également un lieu de traitement et de conservation des documents papier et numériques ayant une valeur historique ou patrimoniale. Elles disposent à cette fin d’équipements spécialisés et de 36 magasins dont les conditions climatiques sont rigoureusement contrôlées.
Elles sont enfin un espace de recherche et de partage de l’information, à la fois dans leur salle de lecture de 60 places dotée d’une bibliothèque, et par le biais d’expositions, de conférences et de publications qui s’inscrivent dans une programmation culturelle pluriannuelle et s’appuient sur de multiples partenariats locaux, nationaux et internationaux.
Forte d’un effectif de 23 agents aux compétences variées, la direction des Archives départementales occupe un site dédié réparti en deux bâtiments propres (bâtiment principal et centre de préarchivage) et d’un budget dévolu à ses différentes missions. La gestion administrative (standard, courrier, comptabilité quotidienne, gestion RH de proximité, gestion fonctionnelle du bâtiment) est confiée à un(e) assistant(e) administratif(ive) assurant seul(e) ces missions de secrétariat.
Au sein de cette équipe et sous l’autorité du directeur des Archives, vous aurez en charge les missions organisationnelles suivantes :
Secrétariat :
Secrétariat de direction :
Suivi budgétaire et régie de recettes :
Fonctions supports en matière de suivi du bâtiment :
Fonctions supports en relation avec les responsables de la bibliothèque du service :
Connaissances :
Connaître l’organisation du Conseil départemental ;
Connaître les missions principales des Archives départementales, les modalités d’accueil du public (en salle de lecture et pour des événements ponctuels) dont le règlement de la salle de lecture ;
Connaître les règles élémentaires de comptabilité publique ;
Avoir une bonne connaissance des différents partenaires des Archives départementales, bien connaître l'organigramme du service et savoir identifier le bon interlocuteur au sein du service.
Savoir-faire :
Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers utilisés au secrétariat : suite Office, Airs Delib, Astre et InfoView (en visualisation) ;
Maîtriser la manipulation du site internet et des outils en ligne des Archives (portail de recherche et visionneuse) ;
Maîtriser l'application de la charte graphique du conseil départemental.
Savoir être :
Avoir le sens du service public et une parfaite intégrité ;
Faire preuve de discrétion et de réserve, avoir le goût du contact avec le public, être poli et patient ;
Avoir de la méthode et de la rigueur, le sens de l’organisation ;
Être pragmatique, réactif et prévoyant pour maîtriser des délais.