Le Conseil départemental de la Mayenne recrute
Un ou une archiviste - contrat de projet 3 ans
Vous êtes issu(e) de la Fonction publique ou vous venez du monde de l'entreprise, rejoignez le Conseil départemental de la Mayenne. Nous saurons vous accueillir quel que soit votre parcours !
Porte de la Bretagne et du Grand Ouest, à 1h10 de Paris, entre Rennes, Angers et Le Mans, la Mayenne est un département, authentique, patrimonial, qui brille par son dynamisme économique et son esprit entrepreneur.
La diversité des champs d’intervention du Conseil Départemental lui confère un rôle majeur dans le paysage institutionnel et le conforte comme l’acteur essentiel de l’action publique territoriale de proximité.
Les compétences des agents du Département contribuent à la diversité des projets et à la collaboration entre les différents métiers. Référent éducatif, assistante familiale, conductrice d’opérations, agent d'exploitation de la route, archéologue, médiateur du patrimoine, mécanicienne, cuisinier, juriste ou encore chargé de mission transition énergétique… le Conseil départemental de la Mayenne compte 176 métiers dans différents secteurs tels que la solidarité, la voirie départementale, les collèges, les ressources humaines, les sites culturels départementaux ou encore le développement durable.
Vous souhaitez, aux côtés des 1570 agents du Département, être au service des Mayennais ?
Le Département de la Mayenne valorise les parcours professionnels diversifiés avec une politique RH volontariste (apprentissage, contrats aidés, accueil de stagiaires, accompagnement formation individualisé, promotion de l'égalité femmes-hommes, accompagnement des agents en situation de handicap, etc.). Les valeurs des agents du Département, à savoir le respect, l’équité, la responsabilité et la solidarité, donnent du sens et guident l’action et le comportement des professionnels.
Les opportunités en interne sont nombreuses, avec un plan de développement des ressources humaines faisant la part belle aux initiatives et aux projets (dispositifs d'accompagnement innovants, mentorat de prise de poste, mentorat pour les managers, parcours de formation dédiés, etc.), c'est aussi un employeur soucieux de la qualité de vie au travail (télétravail, contrat collectif en prévoyance, prestations CNAS).
Chez nous, on dit M comme Mayenne - https://www.m-mayenne.com/
Contexte
Le Département de la Mayenne s’est engagé dans une démarche de transformation numérique dont l’ambition est de moderniser la collectivité et simplifier la relation avec les usagers.
Face aux évolutions permanentes et aux nouvelles formes de relations avec les usagers, les organisations doivent s’adapter et repenser les processus en mettant l’humain au cœur de la transformation. Les outils numériques, incontournables aujourd’hui, s’intègrent dans ces démarches de simplification et de digitalisation des processus.
La Direction des Archives départementales a profondément réorganisé l’ensemble de ses services en mai 2019 afin de gagner en efficience, en transversalité et en lisibilité.
La création d’un service dédié au conseil et à la collecte garantit à l’ensemble des administrations présentes sur le territoire départemental l’assistance d’un archiviste apte à apporter au quotidien l’expertise et les conseils nécessaires à la bonne gestion de l’information, tant papier que numérique. Elle vise aussi à rationaliser les entrées et à mettre en œuvre des modalités de sélection des documents en adéquation avec le fonctionnement des organisations. Les activités des chargés de collecte sont réparties en « portefeuilles thématiques » permettant d’acquérir une vision globale de la production documentaire sur le territoire et sur un secteur d’activité.
Ce poste s’inscrit dans le cadre de cette démarche de transformation numérique pour mener à bien ce projet et assurer le suivi des opérations de dématérialisation menées par la collectivité
Missions
Sous l’autorité du chef du service Conseil et collecte et en tant qu’archiviste, chargé de collecte d’archives :
- Mettre en œuvre la politique de conseil, de contrôle, d’évaluation et de sélection des Archives départementales dans les domaines relevant de ses compétences :
-
- Prospection, conseil et assistance auprès des services versants,
- Instruction des demandes de visa d’élimination,
- Préparation des versements au centre de pré-archivage et dans le bâtiment principal,
- Élaboration de tableaux de gestion,
- Participation aux recherches et communications administratives,
- Mise en œuvre d’actions de sensibilisation et de formation des producteurs d’archives ;
- Être responsable du contrôle, de l’évaluation, de la sélection et de la collecte des archives, dont le suivi des projets de dématérialisation, des directions « support » du Conseil départemental, à savoir :
- Cabinet du Président,
- Direction générale des services,
- Direction de la communication et de l’attractivité,
- Direction de l’administration générale,
- Direction ressources et enseignement,
- Direction des affaires juridiques.
- Être responsable du contrôle, de l’évaluation, de la sélection et de la collecte des archives publiques produites par les personnes morales publiques ou privées dans le domaine de l’éducation, des finances publiques, des ressources humaines, du travail et de l’économie ;
- Être président de salle (en alternance) :
- Veiller au respect du règlement intérieur et des règles de communicabilité pour garantir la sécurité des personnes et des documents,
- Guider et orienter les lecteurs dans leurs recherches,
- Sur Arkhéïa, effectuer les inscriptions des lecteurs, la saisie des communications et en fin de journée, contrôler la bonne restitution des documents ;
- Participer à la vie du service : intervenir en tant que de besoin en réunions de service ou de direction sur les dossiers relevant de sa compétence.
Profil
- Connaître le cadre législatif et réglementaire qui régit la déontologie du métier (traitement et conservation, communication), les règles de gestion des archives courantes et intermédiaires et les règles nationales en matière de sélection des archives définitives ;
- Comprendre et connaître l’organisation administrative (État, collectivités locales, organismes privés chargés d’une mission de service public), le fonctionnement et l’histoire des services producteurs pour mettre en œuvre la politique de collecte des archives départementales ;
- Savoir émettre un diagnostic et des préconisations dans la conduite d’un audit dans les services producteurs et mettre en place des outils de travail ;
- Savoir sensibiliser et former les services, communiquer et diffuser les documents à bon escient et à qui de droit ;
- Connaître les logiciels bureautiques, outils de communication et les logiciels métiers utilisés dans le service (Arkhéïa, Cindoc, Word, Excel, Outlook, Skype) ;
- Faire preuve de curiosité intellectuelle ;
- Avoir le sens du service public ;
- Avoir des compétences relationnelles : aisance relationnelle, pédagogie, travail en équipe et en partenariat ;
- Avoir des compétences organisationnelles : rigueur, synthèse, esprit d’analyse, coordination de projet ;
Contraintes liées au poste
Déplacements fréquents sur l'ensemble du territoire départemental
Ports de charges