Un chef ou Une cheffe de service statut de l'enfant, gestion administrative

Sous l’autorité du directeur de la Protection de l’enfance et de la directrice adjointe de la protection de l’enfance, la cheffe ou le chef de service au sein du Département de la Mayenne coordonne et encadre une équipe. La cheffe ou le chef de service est garant de la réalisation des missions confiées au service en mobilisant les ressources nécessaires tout en participant à la définition des orientations stratégiques de la direction. Elle ou il pilote la gestion du dossier administratif de l’enfant confié, tout ce qui relève de l’adoption, filiation, les tutelles et l’administration ad hoc. /Elle ou il est membre du CODPE et représente l’Institution.

Encadrement d’équipe :

- Animer et piloter une équipe

- Être à l’écoute des agents de l’équipe

- Mobiliser et s’assurer de la motivation des équipes et fédérer autour des projets de la direction

- Participer au recrutement des agents

- Accueillir et accompagner les nouveaux arrivants, les apprentis et les stagiaires

- Identifier, mobiliser et participer au développement des compétences des agents de l’équipe

- Donner du sens, expliquer les orientations de la direction générale et des élus

- Réaliser les entretiens professionnels annuels des agents placés sous sa responsabilité

- Prévenir et réguler les conflits

- Apporter un premier niveau d’information, en matière de carrière (statut et mobilité) et mettre en relation les agents avec les services (DRH, service de médecine professionnelle…) le cas échéant

- Accompagner le changement auprès des équipes

Pilotage de l’activité :

- Organiser et structurer le dossier administratif de l’enfant, assurer son suivi

- Organiser et structurer le service, actualiser l’organisation le cas échéant

- Organiser et structurer la collaboration avec les services territorialisés

- Organiser et structurer les missions adoption, filiation, tutelles et administration ad hoc

- Elaborer le plan de charge en définissant des objectifs de travail

- Mettre en place l’organisation adaptée aux missions et objectifs fixés et permettant       d’assurer une continuité de service

- Organiser, planifier et coordonner l’activité en fonction des postes et des contraintes, dans le respect des procédures internes

- Assurer un suivi d’activité régulier, procéder aux ajustements nécessaires le cas échéant

- Conduire des réunions techniques régulières

- Gestion des situations individuelles particulières liées au dossier administratif

- Veiller à la mise en œuvre des évolutions institutionnelles, législatives et réglementaires

- Rendre compte de l’activité (tableaux de bord, statistiques)

- Garantir la bonne et complète utilisation des outils métier.

Pilotage de projets :

- Contribuer à la définition des orientations stratégiques de la direction

- Contribuer activement à la transformation numérique de la DPE et à son appropriation par les agents

- Elaborer, en lien avec la direction et les équipes, le projet de service

- Aider à la prise de décision, proposer des études, diagnostics, scénarios prospectifs chiffrés

- Maîtriser et mettre en œuvre la méthodologie de projet

- Favoriser la mise en place d’un travail collaboratif et mutualisé avec les partenaires

- identifier les besoins et participer à l’élaboration de conventions et de marchés

Gestion administrative, financière et comptable :

- Assurer et sécuriser le suivi administratif, financier et comptable du service

- Collaborer de manière transversale avec les services de la DPE et de la DS

- Rédiger les bilans d’activité annuels et valoriser l’activité du service

- Participer à l’élaboration du budget de son service

- Garantir et sécuriser la gestion budgétaire et comptable du service et rendre compte

Mobilisation de l’expertise métier :

- Mobiliser son expertise managériale

- Mobiliser son expertise de gestion administrative

- Mobiliser l’expertise des collaborateurs

- Rédiger des notes de synthèse, des rapports, des études argumentées, analysant les  enjeux et les risques

- Préparer les instances et rédiger dans ce cadre des rapports

- Assurer une veille législative et règlementaire dans son domaine d’expertise

Développement et animation des partenariats internes et externes :

- Représenter le service ou la direction auprès des partenaires externes

- Valoriser l’action départementale

- Favoriser la transversalité au sein de l’institution

- Favoriser les relations avec les partenaires et les prestataires

- Transmettre les valeurs de l’institution (à l’interne et auprès des partenaires externes)

Processus d’amélioration de la qualité :

- Veiller à la qualité de la prestation rendue auprès des enfants des familles, des assistants familiaux

- Participer à la circulation de l’information