Un gestionnaire coordonnateur ou Une gestionnaire coordonnatrice

La création de ce poste fait suite à la réorganisation de la direction du patrimoine. Ce poste relaie les besoins des sites patrimoniaux auprès des directions supports de la collectivité : direction des bâtiments, direction des moyens généraux… 

Le gestionnaire-coordonnateur travaille en lien étroit avec les autres agents du service ressources et coordination, notamment les assistants techniques et l’agente d’entretien, avec les chargés de programmation culturelle et de création contemporaine et les équipes de médiation culturelle des sites et du pays d’art et d’histoire. 

Coordination du fonctionnement des sites patrimoniaux : 

- Réceptionner, analyser, hiérarchiser les demandes et les informations selon leur caractère d’urgence, d’importance ou de priorité

- Participer à l’organisation des événements sur les sites patrimoniaux : accueil de délégations internes ou externes, événements, animations, en lien avec le chef de service des publics et les chargés de mission y compris sur les aspects liés à la sécurité

- Superviser le bon fonctionnement général des bâtiments et des extérieurs en lien avec les assistants techniques et l’agente d’entretien

- Recenser les problèmes de maintenance rencontrés par les agents (problèmes de chauffage, bâtimentaires, télésurveillance, alarmes, sécurité…) et les transmettre aux directions concernées

- Solliciter les demandes d’interventions auprès des services supports et en assurer le suivi

- Être présent lors des rendez-vous organisés par la Direction des bâtiments sur les sites (réunions avec des entreprises, commissions de sécurité…)

- Suivi des véhicules de la direction : suivi de l’entretien, réparation, nettoyage, carnet de bord, essence, relevé de compteurs en lien avec les assistants techniques

- Gestion des logements de la tonnelle et du CCE à Jublains : conventions, linge, état des lieux, ménage en lien avec le service concerné

- Être le référent « entretien ménager » des locaux en lien avec la Direction des moyens généraux (ONET)

- Passer les commandes de consommables (ex : Appro hygiène), de matériels et de vêtements de travail pour les sites en lien avec les agents des sites

- Assurer la navette courrier entre les sites départementaux

- Participer à l’alimentation du registre unique de sécurité (RUS) en lien avec le conseiller prévention

- Veiller à la disponibilité des trousses à pharmacie et d’un défibrillateur

- Commander les matériels spécifiques ergonomiques pour les agents sous couvert des chefs de service

- Enregistrer ou saisir des données informatiques

- Rédiger des documents administratifs (courriers, comptes-rendus, procédures, etc.)

- Rendre compte de l’activité du service (statistiques, tableaux de bord et bilans annuels)

- Accueillir et accompagner les nouveaux arrivants, les apprentis et les stagiaires sur les aspects du fonctionnement des sites en lien avec les chefs de service

Participation à la gestion comptable 

- Suivi et contrôle administratif des devis et contacts fournisseurs

- Préparation des bons de commandes

- Veille sur l’équilibre budgétaire (engagement des dépenses, tableaux de bord)

- Suivi des commandes, achats, livraisons

- Préparation et suivi des paiements des factures pour le/la gestionnaire comptable et budgétaire

Contribution au pilotage de l’activité

- Contribuer à la planification, à l’organisation et à la répartition des activités en fonction du planning de l’activité de la Direction, dans le respect des procédures internes

- Contribuer à la gestion et au suivi des procédures internes

- Apporter un appui logistique et administratif au chef de service

Classement et archivage

- Trier, classer et archiver des documents

- Préparer le pré archivage et les bordereaux