Un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative

Vous serez amené à :

Sur le plan administratif :

·        Assurer l’accueil physique et téléphonique :

ü Renseigner, traiter ou dispatcher les appels vers l’équipe SMO,

ü Gérer les courriers entrants et sortants de la direction,

ü Classer les fichiers, mails et veiller sur l’arborescence du lecteur de la Direction (sous Microsoft Office 365).

·        Assurer le secrétariat du Directeur du SMO :

ü Tenir l’agenda du Directeur,

ü Rédiger et/ou mettre en page selon la charte graphique du Département, les courriers, présentations, comptes-rendus, notes…, mettre à signature du Président du Conseil départemental via le parapheur électronique et insertion sur Sharepoint,

ü Rédiger et mettre en page les rapports sur le logiciel Airs délib,

·        Assurer l’organisation des réunions et déplacements :

ü Planifier les réunions internes et externes, réserver et préparer les salles, rédiger les comptes-rendus,

ü Organiser les manifestations, évènements, déjeuners de travail,

ü Organiser les déplacements extérieurs des élus et des membres de la Direction (mandat spécial, hébergement, dossier…)

·        Assurer le fonctionnement du Syndicat :

ü Gestion de l’activité de la Direction,

ü Gestion des arrivées et départs,

ü Organisation des formations des agents du SMO,

ü Gestion des éléments RH des agents SMO : tableau des effectifs, arrêtés, suivi de carrière en lien avec la DRH du Conseil départemental, assurance statutaire, Prévoyance, Mutuelle santé, tickets restaurants, grèves, arrêts maladie, ordres de missions, élections professionnelles…

ü Mandatement de la paie (en cas d’absence de la gestionnaire comptable),

ü Liens avec le Centre de Gestion de la Mayenne (référente),

ü Etablissement chaque année du RSU (Rapport Social Unique),

ü Référent CNAS,

ü Suivi logistique de la direction (véhicules, tableaux Excel des plannings des badges et des congés, commandes fournitures, cartes de visites…),

ü Rédaction et mise à jour des procédures.

Sur le plan juridique :

·        Programmer, préparer et organiser les instances du SMO (Bureau, Comité syndical, Commission d’Appel d’Offres (CAO), Commission de Délégation de Service Public (CDSP), Commission Consultative des Services Publics Locaux (CCSPL) et Commission de Contrôle Financier (CCF)) :

ü Fixer, en lien avec la Présidente et le Directeur, la date de convocation,

ü Convoquer, dans le respect des délais légaux, les membres (titulaires et suppléants),

ü Rédiger l’ordre du jour, le rapport de présentation, ses annexes et les présentations,

ü Rédiger le compte-rendu et le procès-verbal,

ü Rédiger les délibérations,

ü Tenir le registre des délibérations,

ü Communiquer par voie dématérialisée (via FAST), à la Préfecture (contrôle de légalité), les délibérations dans le respect des délais légaux,

ü Assurer la publication des délibérations dans le respect des délais légaux,

ü Notifier les délibérations et assurer leurs mises en œuvre.

·        Préparer et organiser, au terme des renouvellements municipaux, départementaux, le renouvellement des membres des instances du SMO, organiser l’élection du Président et des vice-Présidents du SMO,

·        Gestion de la mise à jour des statuts et des règlements intérieurs du SMO,

·        Gestion des délégations de signatures,

·        Gestion des conventions avec le Département et les partenaires extérieurs,

Sur le plan de la commande publique :

·        Suivre les marchés publics :

ü Assurer la gestion administrative des marchés publics (lancer les marchés, mettre en consultation, participer à l’analyse des réponses, attribuer les marchés, rédiger et notifier les lettres de notification et de rejets),

·        Suivi contractuel de la délégation de service public (DSP) :

ü Assurer le suivi de la mise à jour de la convention de DSP, des avenants à la DSP et ses annexes (conservation électronique et papier) en lien avec le délégataire Mayenne Fibre et les assistances à maitrise d’ouvrage.